あなたの文章は読んでくれません

メールで送ったはずなのに、連絡書が回覧で回ったのに
なぜあなたが送った文章は読まれないのか。
そんな時、あなたは落胆したり怒ったりするかもしれません。
ですが、あなたの文章をみなさんが読んでくれて理解してくれるだろう
という発想は大きな勘違いです。
これは、あなたに限ったことではありません。
私が作った文章でも同じことが起きます。

 

自分で発信しておいて覚えていないということが
私にはありますがそれは別な話です。

 

理解しやすい文章の書き方をする工夫は大事です。
それにより情報の伝わりやすさは上がります。

 

しかしながら、文章で相手に伝える前提として、相手はあなたから
送られた文章をほぼ読まないということ覚えていおいてください。

 

自分はそういうことはない。思っている方もいるかもしれませんが
そういう人のほうが少ないです。
それでは、そんなムダな努力をやめよう。メールや連絡書なんて
やめてしまおう。と考えてもいけません。
それらにはしっかりとした役目があります。

 

まず情報を伝えるうえで、できる限り対面で伝えることが一番だと
いうことです。重要なことは、集まって自分の口から伝えることです。
そして次に電話です。声で伝えることです。
それでも時間がないというのであれば、文章で伝えなくてはいけません。
ですが伝わらないということを想定しておいてください。

 

非常にアナログだと思われるかもしれませんが、対面で話す時間をケチった
ために情報がうまく伝わらず、あとで挽回する労力と時間を考えれば
たいしたことはありません。
いくらわかりやすい文章を作ったとしても、文章は文章です。
対面での会話には勝てません。

 

しかしながら、メールや回覧された連絡書は、対面で話したあとに
効果を発揮します。それらの文章は相手があなたから伝えられた情報を
思い出す。詳細なメモとなるわけです。
対面でだいたいこんなことを言われたとその場で認識したあと、文章を読み返すことにより
理解するようになります。

 

ここで初めて、相手はあなたの文章を読もうと思って読むわけです。
ですから対面で話したからといって、文章で伝えることをやめてはいけないのです。
対面で話して満足して、文章で伝えなければ、あなたのもとへ再度相手は聞きに
くるかもしれません。またその場で聞いていたが、忘れられてしまうかもしれません。
それらをフォローするのが文章の役目だと思ってください。

 

メールや文章だけで満足の結果がいくというのは非常に少ないです。
初めからそういうものだと認識して、メールや文章を作成することで
相手によりあなたの情報が伝わるようになります。

 

 

 

 


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