メモをとるとは、ただ文字を書くことではない

入社したての新入社員はまず会社でメモをとりなさいと
教わると思います。
メモなんて、今までとったこと無いわけで、何をメモしなきゃいけないか
わかりません。
なので、何をメモしたらいいかをメモすることになります。

 

それでも始めはみなさんメモを一生懸命とっていますが、日が経つにつれて
メモをとる人がどんどんいなくなっていきます。
それはなぜなのでしょうか。

 

おそらくは、メモをいちいちとるのが面倒なこと
それとメモしたこと後で見ないことが原因だと思います。
メモを取るということは慣れるまで非常に大変です。
しかも、せっかくとったメモが後で活用できないのであれば
そもそもメモをとる必要がないということになりますから
メモをやめるのは当たり前です。

 

ファミコン世代であれば、ご存知かと思いますが
昔はセーブデータというものがありませんでした。
すべてパスワード(ふっかつのじゅもん)をメモし、その時点から再開するには
そのパスワードを入力しなければいけませんでした。

 

これが厄介で、その場でとっさにチラシの裏やティッシュペーパーにメモして
しまい、捨てられてしまうという事件が多発しました。

 

また、「わ」「れ」「め」「ぬ」などの書き間違いにより、多大なる絶望感に
襲われることも少なくありませんでした。

 

ですから、今の世代の人たちより、メモの重要性は認識しているつもりです。

 

・・・それはそれとして
仕事上ではどんどん日が経つにつれて、やることが高度に
なっていき、覚えなければならないことも増えていくにも
関わらず、メモをとらなくなるという矛盾が発生しています。

 

たしかにメモをしっかりとりましょう。と教わりはしましたが
どうやってメモをとればいいのかは、教わることは少ないと思います。
つまり、メモの取り方を教わらないで書いたメモは大して役に
たたないため見ません。見ても良くわからないメモも多々あります。
メモに助けてもらえないから、メモしなくなるわけです。

 

人の記憶力には限界があります。そもそも人は記憶するようにできていません。
ですからメモせずに仕事をこなしている人は、たいていその場で思い出し
なんとかこなしているわけです。ですから重要ではないが緊急度の高い仕事の追われ
常に時間の余裕がないということになりがちです。

 

発想を変えて、メモに覚えてもらうという考えを持ちましょう。
そして、メモは文字をただ書けばいいというわけではありません。
イメージ図であったり、矢印を引っ張って繋げたり、なんでもメモになります。
要はそのメモを見たときに、メモしたときの情報を思い出せるのが目的です。
よく単語で、「OOの資料」などと名詞で終わらせるメモをとってしまいがちですが
実際大事なのは、その資料をいつまでにどうするのかというところです。
ですからメモする場合は「OOの資料を20日までに××へ提出する」
など必ず期限をつけて、行動内容を一緒に書かなくてはいけません。
そしてそのために必要な資料や調べごとがあるのであれば

 

OOの資料を20日までに××へ提出する
→△の内容を15日まで調べてまとめる
→□□の集計データを16日に作成する

 

など具体的にする行動を追加でメモすることです。
一番最初にメモした「○○の資料」とは全く違うことがおわかりいただけますでしょうか。
さらに、チームで仕事をしている場合であれば

 

OOの資料を20日までに××へ提出する
→△の内容を15日まで調べてまとめる → 田中さんにお願いする
→□□の集計データを16日に作成する → 山田さんにお願いする

 

など、そのメモからさらに担当者へ依頼することで、全体の流れを
把握することができます。
メモはただ取るのではなく、それを後で見返した自分がどういう行動を
とる必要があるのかまでをしっかりと整理し記入するようことができれば
メモがしっかりと覚えてくれます。
あなたはそれを見返すことにより行動することができます。

 


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