提出書類は初めから完璧なものに仕上げないコツ

仕事をしていく中で、上司やお客様に資料を作って提出するということが
あります。しかしながら、自分が締め切りギリギリまで時間をかけて完璧だと
思って仕上げた資料を提出したとしても、一発合格ということは、あり得ません。
デザインなどまでこだわっ作ったのに、大幅な修正が入ってしまった場合は
大騒ぎです。締め切りも過ぎています。
そんな経験はありませんでしょうか。

 

それでは、なぜ自分では完璧だと思った資料が相手に却下されるのでしょうか。
それは相手のゴールが解っていないからです。

 

おいしい料理が食べたいとリクエストされて、一生懸命作ったのに
ピーマンが嫌いだから食べないと言われているのと一緒です。

 

完璧かどうか、ほしいと思った資料かどうかを決めるのはあなたではなく
相手だということを覚えておいてください。

 

では、どうしたらいいのでしょうか。絶対的なコツがあります。
それは、ゴールをトコトン相手に聞いて教えてもらうことです。
そして教えてもらったことを全て盛り込みつつ、完璧には仕上げないということです。
つまり、途中で相手に見てもらうことです。

 

資料を相手から頼まれて、作成している間というのは目隠しをして前へ進んでいる
状態です。また相手としても時間が進みますので、最初打ち合わせした内容と
ゴールがずれてくることが良くあります。
ですから締め切り間近まで目隠ししたまま前に進むと、仮に間違った方向へ
進んでいた場合、取り返しがつかなくなります。目隠しをとった瞬間、絶望します。

 

ですから、ある程度相手のの要望が資料に入れこんだ時点で相手に見てもらい
アドバイスをもらう。目隠しを途中でとり、ゴールの方向を再確認し進むということです。

 

また相手から何度も修正が入れば入るほど、相手の要望どおりの資料ができている
ということですから、失敗する確率はかなり減りますし、途中経過でも資料を渡して
いるので、場合によっては相手が「後は自分でやる」と締め切り前にゴールに到達する
場合もあります。こちらとしても自分であれこれ考えて時間を使う手間が省けます。

 

上で書きましたが、ゴールを決めるのは自分ではなく相手であるということを
覚えておいてください。

 

 

 


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